Ticari vize davet mektubu, yurt dışındaki bir kurum, şirket veya organizasyon tarafından bir profesyonele, iş ortağına ya da gruba gönderilen resmi davet belgesidir. İş toplantıları, fuarlar, ticari görüşmeler, ortaklık anlaşmaları veya lansmanlar gibi ticari faaliyetler amacıyla yurt dışına seyahat edecek kişilerin, vize başvurularında seyahat niteliğini belgelemek için ticari vize davet mektubu sunmaları zorunludur.
Ticari vize davet mektubu, iş seyahati ve ticari vize başvurularında kilit evraklar arasında yer almaktadır. Mektup içeriğinde; seyahatin amacı, davet eden kurumun ve yetkilinin resmi bilgileri ile davet edilen kişinin görev tanımı ve kimlik detayları açıkça belirtilmelidir.
Ticari Vize Davet Mektubu Hangi Bilgileri İçermelidir?
Ticari vize davet mektubunda bulunması gereken temel bilgiler şunlardır:
- Başvuru sahibinin tam adı ve soyadı
- Seyahat gerekçesi ve yürütülecek ticari/mesleki faaliyetlerin özeti
- Planlanan ülkeye giriş ve çıkış tarihleri
- Başvuru sahibinin mevcut şirketindeki görevi ve unvanı
- Başvuru sahibinin ve firmasının güncel iletişim bilgileri
- Davet eden yabancı şirketin veya kurumun resmi adı, vergi numarası ve adresi
- Seyahat masraflarının (konaklama, ulaşım, sigorta vb.) kimin tarafından karşılanacağına dair net taahhüt
Ticari Vize Davetiye Mektubu Kim Tarafından Yazılmalıdır?
Ticari vize davetiyesinin yazılacağı yetkili makam seyahat amacına göre belirlenir. Kongre, seminer, fuar veya ticari zirve katılımlarında davet mektubu organizatör kurum tarafından düzenlenmelidir. İş görüşmesi, teknik eğitim veya ortaklık toplantıları için yapılan başvurularda ise mektup, doğrudan gidilecek ülkedeki ev sahibi şirket/kurum tarafından resmi antetli kâğıda yazılmalıdır.
İş Vizesi Davet Mektubu Kime Hitaben Yazılmalıdır?
İş vizesi davet mektubu, başvuru sahibinin ikamet ettiği ülkede bulunan ve vize değerlendirmesini yapacak olan ilgili ülkenin Büyükelçiliğine, Başkonsolosluğuna veya Göçmenlik Ofisine hitaben hazırlanmalıdır.
Ticari Vize Davetiye Mektubu Hangi Dilde Yazılmalıdır?
Ticari vize davet mektubunun dili, vize başvurusu yapılacak ülkenin temsilcilik kurallarına göre değişmekle birlikte uluslararası standartlarda çoğunlukla İngilizce olarak talep edilmektedir. Bazı ülkeler (örneğin Almanya, Fransa veya İtalya gibi) davet mektubunun kendi resmi dillerinde hazırlanmasını şart koşabilir. Bu durumlarda davet mektubu ilgili ülkenin dilinde hazırlanmalı ya da yetkili yeminli mütercimler tarafından çevrilerek dosyaya eklenmelidir.
Ticari Vize Davet Mektubu Örneği İngilizce
İngilizce ticari vize davet mektubu şablonu aşağıda sunulmuştur:
(Date)
To The Immigration Officer
(Embassy Name)
(Embassy Address and Phone Number)
Subject: Request for Issuance of Business Visa For Mr/Ms. (Applicant’s Name)
Dear Sir/Madam,
(Applicant’s Name), who is a citizen of (Applicant’s Nationality) and currently residing at (Applicant’s Address), is required to visit (Inviting Company or Organization) in the (Inviting Company’s Country) for (Purpose) between (Starting Date of Visit) and (Ending Date of Visit). (Inviting Company or Organization’s Name) is writing this invitation letter for (Applicant’s Name) to support his/her (Number of Days) day long business trip to (Inviting Company’s Country and City).
(Applicant’s Name)’s passport details are as follows:
Full Name:
Passport No:
Issue Date: DD/MM/YYYY
Expiry Date: DD/MM/YYYY
Place of Issue:
(Inviting Company’s Name) guarantees that (Applicant’s Name) will abide by the Laws and Regulations of the (Inviting Company’s Country) and that he/she will return to (Applicant’s Residing Country) before expiry of his/her visa. All expenses of the business trip will be covered by (Inviting Company’s Name).
We request you to issue him/her the necessary multiple entry business visa.
Kind regards,
(Signature and Company or Organization Seal)
(Authorized Signatory Name)
(Designation)
(Inviting Company’s Name)
(Place)
Ticari Vize Davet Mektubu Örneği Türkçe
Türkçe ticari vize davet mektubu şablonu aşağıda yer almaktadır:
(Tarih)
Yetkili Vize Memuruna,
(Başvuru Yapılacak Büyükelçilik / Konsolosluk Adı)
(Başvuru Yapılacak Büyükelçilik Adresi ve Telefon Numarası)
Konu: (Başvuru Sahibinin Adı Soyadı) adına ticari vize düzenlenmesi talebi
Sayın Yetkili,
(Başvuru Sahibinin Adı Soyadı) isimli, (Başvuru Sahibinin Uyruğu) vatandaşı olan ve (Başvuru Sahibinin Adresi) adresinde ikamet eden çalışan/temsilci, (Davet Eden Şirket/Kurum Adı) tarafından iş amaçlı bir ziyaret gerçekleştirmek üzere (Davet Eden Şirketin Bulunduğu Ülke)’ye davet edilmektedir. Sayın (Başvuru Sahibinin Adı Soyadı), (Seyahat Başlangıç Tarihi) ile (Seyahat Bitiş Tarihi) tarihleri arasında (Seyahat Gün Sayısı) gün boyunca şirketimiz bünyesinde (İş Seyahatinin Amacı) amacıyla bulunacaktır.
Davet edilen kişiye ait pasaport detayları aşağıda verilmiştir:
Adı Soyadı:
Pasaport No:
Düzenleme Tarihi: GG/AA/YYYY
Geçerlilik Tarihi: GG/AA/YYYY
Düzenleyen Makam:
(Davet Eden Şirket/Kurum Adı), davet edilen (Başvuru Sahibinin Adı Soyadı)’nin seyahat süresince (Davet Eden Şirketin Bulunduğu Ülke) kanunlarına tam uyum sağlayacağını ve vize süresi dolmadan önce ikamet ettiği ülkeye ((Başvuru Sahibinin İkamet Ettiği Ülke)) geri döneceğini taahhüt eder. Şahsın seyahat süresince oluşacak tüm konaklama, ulaşım ve yaşam masrafları şirketimiz/kurumumuz tarafından karşılanacaktır.
İlgili kişinin ticari seyahatini gerçekleştirebilmesi için gerekli çok girişli ticari vizenin düzenlenmesini saygılarımızla arz ederiz.
Saygılarımızla,
(Yetkili İmza ve Davet Eden Şirket/Kurum Kaşesi)
(Yetkili İmza Sahibinin Adı Soyadı)
(Yetkili İmza Sahibinin Unvanı)
(Davet Eden Şirket/Kurum Adı)
(Davet Eden Şirket/Kurum Adresi)
